Se você é autônomo na Espanha, provavelmente já ouviu falar da obrigatoriedade iminente da emissão de faturas eletrônicas . Embora essa mudança regulatória esteja em discussão há anos, ela está cada vez mais próxima de se tornar realidade para todos os profissionais que emitem faturas para outras empresas ou autônomos. Isso implica mudanças significativas tanto na sua forma de trabalhar quanto na gestão da sua contabilidade.
Uma fatura eletrônica é mais do que apenas um arquivo digital. Para ter validade legal, ela precisa atender a uma série de requisitos técnicos, regulamentares e funcionais que a diferenciam de uma simples fatura em PDF gerada no Word ou Excel. Neste artigo, vamos detalhar o que essa nova obrigação implica, como ela afeta os trabalhadores autônomos e o que você precisa fazer para se adaptar o mais rápido possÃvel e evitar possÃveis penalidades.
O que significa nota fiscal eletrônica e por que ela será obrigatória?
Uma fatura eletrônica é um documento digital que substitui a fatura convencional em papel. No entanto, para ter a mesma validade legal, ela deve atender a requisitos formais , como incorporar um formato estruturado (XML, UBL ou Facturae), ser assinada eletronicamente e ser enviada por um canal válido.
A razão para essa mudança decorre da Lei Criar e Crescer (Lei 18/2022), que visa modernizar os sistemas de faturamento na Espanha. Essa lei estabeleceu que todas as transações comerciais entre empresas e profissionais devem ser realizadas por meio de faturamento eletrônico . Na prática, isso significa que qualquer trabalhador autônomo que preste serviços para outra empresa ou profissional terá que se adaptar.
Essa mudança não representa apenas uma melhoria administrativa, mas também visa reduzir os atrasos nos pagamentos, aumentar a transparência tributária e digitalizar a economia . Embora possa parecer inicialmente um fardo adicional para os trabalhadores autônomos, na verdade pode oferecer vantagens significativas.
Quando a nota fiscal eletrônica será obrigatória para trabalhadores autônomos?
A obrigatoriedade da emissão de faturas eletrônicas não se estenderá a todos os trabalhadores autônomos simultaneamente. A lei estabelece um cronograma de implementação gradual, que depende do faturamento anual e do desenvolvimento da regulamentação técnica pertinente.
- Para trabalhadores independentes e empresas com uma volume de negócios anual superior a 8 milhões de euros, a obrigatoriedade será ativada um ano após a publicação do regulamento técnico. Estima-se que isso ocorrerá em 2025, então a obrigação viria em 2026.
- Para os restantes trabalhadores independentes (com menor volume de negócios), o prazo é alargado para dois anos após a aprovação do regulamento, o que nos leva a 2027 como prazo final.
Embora muitos profissionais possam começar a emitir notas fiscais eletrônicas voluntariamente agora, adaptando-se à mudança com antecedência, é aconselhável ficar atento aos prazos oficiais.
Quem é obrigado e quem fica de fora?
A obrigatoriedade de emitir faturas eletrônicas aplica-se apenas a transações B2B (de empresa para empresa) . Portanto, se você fatura para pessoas fÃsicas (B2C), ainda pode emitir faturas em papel ou PDFs não estruturados.
Também haverá isenções para certas operações, como:
- Venda no varejo com entrega direta ao consumidor, onde são utilizados tickets.
- Serviços sem obrigação de faturar.
- Operações fora da Espanha, desde que não estejam sujeitas à legislação espanhola.
Vantagens da adoção da nota fiscal eletrônica
Além da obrigação legal, a faturação eletrónica traz benefÃcios muito relevantes para a gestão diária dos trabalhadores independentes :
- Poupança de custos: você evita impressão, envelopes, correspondência postal, armazenamento fÃsico…
- Melhor organização: Todas as faturas centralizadas na nuvem, acessÃveis de qualquer dispositivo.
- redução de erros: O software automatiza os cálculos de impostos e evita erros humanos.
- Maior segurança:O uso de uma assinatura digital garante a autenticidade do documento.
- Agilidade administrativa: ideal para declarar impostos ou manter contas digitalmente.
Quais formatos de fatura eletrônica são permitidos?
Nem todo arquivo digital é considerado uma fatura eletrônica válida. Para estar em conformidade com as normas, a fatura deve estar em um formato estruturado e certificado . Os principais formatos aceitos são:
- fatura: norma espanhola obrigatória para faturamento de órgãos públicos.
- UBL: formato internacional que facilita a interoperabilidade.
- XML CII: formato promovido pelas Nações Unidas para faturamento global.
- EDIFACT: Padrão ISO usado na troca comercial de dados eletrônicos.
Além disso, esses documentos devem ser acompanhados por uma assinatura eletrônica avançada ou utilizar a tecnologia EDI para garantir a integridade e a autenticidade.
Obrigações adicionais do novo sistema
O novo sistema de faturamento não se limita ao envio de faturas eletrônicas. Ele inclui novas obrigações, como:
- Registro de status da fatura: tanto o remetente quanto o destinatário devem informar se foram aceitos, rejeitados, pagos ou transferidos.
- Preservação digital: As faturas eletrônicas devem ser armazenadas por Anos 4 em um formato acessÃvel para inspeção.
- Interoperabilidade:Os sistemas devem ser compatÃveis entre os fornecedores e permitir uma troca sem atrito.
- Comunicação com o Tesouro:Se você não usar a solução pública da AEAT, precisará enviar uma cópia de suas faturas por meio da plataforma.
Qual software preciso para emitir notas fiscais eletrônicas?
Para se adaptar às novas regulamentações, você precisará de um software de faturamento eletrônico que atenda aos requisitos técnicos estabelecidos pelas autoridades fiscais e pela legislação nacional. Algumas recomendações importantes:
- Isso funciona na nuvem e é atualizado automaticamente.
- Esteja preparado para gerar faturas no Facturae ou UBL.
- Isso permite que o firma eletronica.
- Que pode ser integrado com outras ferramentas de contabilidade, bancos, etc.
Algumas soluções de destaque no mercado incluem Holded, Declarando e Quipu. Essas plataformas são projetadas especificamente para freelancers e pequenas empresas.
Quais são os passos para emitir uma nota fiscal eletrônica?
O procedimento não é muito diferente da emissão de uma nota fiscal tradicional, mas você deve ter em mente os seguintes passos:
- Instale software compatÃvel.
- Configure seu certificado digital.
- Prepare os campos obrigatórios: : número de série, data, emissor e detalhes do cliente (NIF, endereço, etc.), descrição detalhada do serviço ou produto, impostos aplicáveis, total detalhado.
- Assinar eletronicamente a fatura, se necessário.
- Enviar para o destinatário por canal digital válido.
- Salvar uma cópia acessÃvel para inspeção por pelo menos 4 anos.
Penalidades por não emissão de notas fiscais eletrônicas
O não cumprimento dessas obrigações pode resultar em multas que variam de € 3.000 a € 60.000 . Algumas das penalidades mais significativas são:
- € 3.000 por cada fatura não emitida eletronicamente quando necessário.
- € 6.000 por erros de armazenamento ou conservação das faturas.
- Até € 60.000 por não cumprimento das medidas de privacidade e segurança.
- Até € 50.000 se utilizar software de faturação não aprovado após os prazos legais.
O Kit Digital como auxÃlio para a transição
O governo está oferecendo subsÃdios de até € 12.000 por meio do programa Digital Kit para ajudar na implementação de soluções digitais, incluindo software de faturamento eletrônico . Esses subsÃdios são financiados pela União Europeia e não são reembolsáveis, portanto, você não precisará devolvê-los.
O prazo para inscrição é 31 de outubro de 2025 para empresas com mais de três funcionários. Profissionais autônomos com menos de três funcionários podem enviar suas inscrições até dezembro de 2026.
Agentes de digitalização como a Declarando podem ajudar você a solicitar o voucher sem custo adicional e aconselhá-lo sobre qual software melhor atende às suas necessidades.
Incorporar a nota fiscal eletrônica aos seus processos pode representar um passo importante rumo à transformação digital, permitindo otimizar recursos, melhorar o controle financeiro e reduzir riscos. Quanto antes você se familiarizar com as ferramentas e os requisitos, mais benefÃcios obterá e menos dificuldades enfrentará durante a transição.